Avanços Tecnológicos e Desafios Fiscais
A reforma tributária no Brasil começa a expor as fragilidades operacionais das empresas, especialmente no que tange à automatização dos processos fiscais. Com a entrada em vigor prevista do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) em menos de nove meses, muitas companhias se deparam com a lentidão de seus processos e a dependência ainda excessiva de tarefas manuais.
Um levantamento realizado pela V360, uma empresa que auxilia na automatização do pagamento a fornecedores, revela que 62,2% das empresas demoram mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas. Além disso, 22,3% delas ultrapassam 30 dias nesse processo. Curiosamente, 87% das empresas acreditam ter um alto nível de automação fiscal, o que os especialistas classificam como uma “falsa automação”. Este termo se refere à digitalização de processos que, embora estejam na esfera digital, ainda requerem a intervenção humana.
Esse cenário é preocupante, já que, apesar do avanço tecnológico, a adaptação às novas exigências tributárias irá pressionar ainda mais as estruturas que já são consideradas ineficientes. Esse dado se torna ainda mais alarmante em um momento em que o país se prepara para implementações profundas em seu sistema tributário.
Automação Parcial e Atrasos no Registro
A pesquisa ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, sendo que a maioria delas processa um elevado volume de operações. Aproximadamente 63% das empresas entrevistadas têm a tarefa de processar mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
No entanto, a automação ainda se mostra incompleta. Enquanto 61% das empresas conseguem capturar notas fiscais de forma automática, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem a necessidade de intervenções manuais. Essa dependência se dá, em grande parte, porque o Enterprise Resource Planning (ERP), um sistema fundamental para a gestão empresarial, exige integrações e validações adicionais para funcionar corretamente no complexo ambiente tributário brasileiro.
Segundo Izaias Miguel, presidente-executivo da V360, “muitas empresas estão sob a ilusão de que estão totalmente automatizadas, mas, na realidade, ainda dependem de colaboradores para validar dados e finalizar processos”. Ele explica que, embora o documento entre automaticamente, precisa passar por ajustes e conferências antes de ser registrado no sistema.
Riscos Operacionais e Falhas na Validação
O estudo também revela falhas significativas no processo de validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, que inclui a comparação de itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% fazem checagens parciais, enquanto 8% ainda operam de maneira completamente manual.
Essas lacunas operacionais podem resultar em riscos alarmantes, como pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, particularmente em organizações que trabalham com um grande número de fornecedores. Miguel destaca que “o intervalo de tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro da eficiência de uma empresa. Quando esse processo leva semanas, o acúmulo de exceções e o retrabalho se tornam inevitáveis”.
Pressão do Novo Modelo Tributário
A introdução do novo modelo tributário promete agravar essa situação. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar com regras antigas e novas ao mesmo tempo, além de se ajustarem a tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), elementos essenciais do IVA Dual.
Na visão de Izaias Miguel, o grande desafio não se limita à compreensão da reforma, mas reside em sua execução dentro de estruturas muitas vezes complexas e pouco integradas. “O estudo sinaliza fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas realiza uma checagem completa das notas fiscais em relação aos pedidos de compra, e o restante se limita a validações parciais ou manuais. Essa condição aumenta significativamente o risco de erros”, pontuou.
Fase de Testes e Implicações para as Empresas
Em 2026, a reforma tributária será testada, com as empresas cobrando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão descontadas dos tributos atuais. A partir de 2027, cinco impostos sobre o consumo serão gradualmente eliminados, enquanto as alíquotas de CBS e IBS aumentarão.
Embora estas alíquotas sejam simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas precisam evidenciar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e fornecer a classificação fiscal correta de produtos e serviços. Recentemente, a Receita Federal suspendeu as multas por falhas na discriminação desses novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês após a regulamentação da CBS e do IBS.
Nesse contexto, a automação deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e se transforma em uma estratégia essencial. Miguel ressalta que “as empresas mais eficientes estarão mais preparadas para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos pulverizados enfrentarão custos elevados, erros e dificuldades de adaptação”.